Fisa post administrator

Descarca Fisa post administrator.doc

FISA POSTULUI NR...

DENUMIREA POSTULUI: ADMINISTRATOR 

RELATII  IERARHICE: se subordoneaza Directorului Administrativ

RELATII DE COLABORARE: cu personalul de executie al firmei

RELATII DE REPREZENTARE: Reprezinta firma fata de clienti, furnizori, autoritatile locale, precum si fata de alte persoane cu care intra in contact in interes de serviciu.

SCOPUL POSTULUI: Titularul postului asigura aprovizionarea cu  mijloace fixe, consumabile si servicii pentru desfasurarea eficienta a activitatii firmei si solutioneaza aspectele de ordin administrativ ale noilor  proiecte.

ACTIVITATI PRINCIPALE:

1. ASIGURA APROVIZIONAREA CU MIJLOACE FIXE SI CONSUMABILE
2. ASIGURA SERVICIILE/UTILITATILE FIRMEI
3. ADMINISTREAZA SEDIUL FIRMEI
4. ASIGURA ASISTENTA ADMINISTRATIVA PENTRU NOI PROIECTE

ATRIBUTII PRINCIPALE (si sarcini aferente):

1.      Asigura aprovizionarea cu mijloace fixe si consumabile

• Centralizeaza necesarul de mjloace fixe si consumabile
• Contacteaza furnizori si negociaza conditii financiare favorabile firmei
• Asigura respectarea bugetului alocat
• Organizeaza activitatea de transport si receptie a materialelor
• Raporteaza neconcordantele intre bugetul de consumabile si necesar

1.      Asigura serviciile/utilitatile firmei

• Identifica furnizori, analizeaza si prezinta Directorului Administrativ oferte favorabile firmei
• Asigura fluxul de documente necesare perfectarii contractelor
• Arhiveaza copii ale contractelor
• Urmareste derularea contractelor cu furnizorii de servicii
• Monitorizeaza consumul si propune masuri de reducere
• Asigura remedierea situatiilor neprevazute 

1.    Administreaza sediul firmei

• Asigura buna functionare a mijloacelor fixe de uz comun
• Asigura un mediu de lucru sigur si conditii bune de lucru
• Tine evidenta chiriilor/serviciilor pentru chiriasi conform contractelor si stabileste sumele de facturat
• Asigura fluxul de documente justificative si le arhiveaza

1.    Asigura asistenta administrativa pentru noi proiecte

• Analizeaza piata in functie de noile proiecte alocate de Directorul Administrativ
• Estimeaza necesarul de activitati presupuse de fiecare proiect
• Propune solutii de ordin administrativ
• Asigura obtinerea documentatiei si aprobarilor specifice

RESPONSABILITATILE  POSTULUI:

Legat de activitatile specifice, raspunde de:

• Distribuirea materialelor si a rechizitelor conform bugetelor si a normelor interne
• Calitatea mediului de lucru al angajatilor (conditiile fizice)
• Respectarea confidentialitatii datelor la care are acces
• Raportarea la timp a abaterilor sesizate
• Transmiterea integrala si in timp util a informatiilor catre destinatarul corespunzator
• Pastrarea documentelor justificative
• Imbunatatirea permanenta a calitatii pregatirii sale profesionale si de specialitate
• Pastrarea confidentialitatii informatiilor legate de firma
• Utilizarea si pastrarea in bune conditii a documentelor cu regim special
• Modul de utilizare a echipamentelor, consumabilelor, altor materiale si mijlloace fixe puse la dispozitie de firma
• Respectarea prevederilor, a normelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul sau
• Adopta permanent un comportament in masura sa promoveze imaginea si interesele firmei
• Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma

AUTORITATEA POSTULUI:      

• Semneaza documentele justificative pentru facturile de intretinere
• Semneaza corespondenta specifica domeniului de activitate
• Utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma

Aprobat,        

Director General                     Titular de post                     DRU           Director Departament                  

 Data                                                   Data                            Data               Data   

SPECIFICATIILE   POSTULUI

NIVEL DE STUDII: Studii superioare tehnice sau economice

CURSURI DE PREGATIRE: birotica, secretariat (constituie un avantaj)

EXPERIENTA:

            IN SPECIALITATE: minim 5 ani

            PE POST: 1 an experienta pe un post asemanator (constituie avantaj)

CUNOSTINTE NECESARE:

• Contabilitate primara
• Limba engleza
• Tehnici de negociere
• Operare PC (MS Office)
• Gestionare/arhivare documente

APTITUDINI SI DEPRINDERI NECESARE:

• Aptitudine generala de invatare
• Aptitudini de comunicare orala si scrisa
• Abilitati de negociere
• Aptitudinea de a lucra cu documente
• Planificare si organizare a operatiilor si activitatilor
• Respectarea instructiunilor orale si scrise
• Culegere/clasificare/interpretare/transmitere a informatiilor

CERINTE  PENTRU  EXERCITARE:

• Integritate fizica
• Inteligenta
• Atentie concentrata si distributiva
• Rezistenta la stres
• Usurinta si claritate in exprimare
• Comportament adecvat (limbaj, vestimentatie, reguli de politete)

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: spirit tehnic, usurinta in manipularea fizica si ordonarea obiectelor in mediul de lucru, spirit practic, eficient, ordonat, sociabilitate, tact, amabilitate.

Descarca Fisa post administrator.doc