POR Axa 1 Poli de dezvoltare urbana Drepturile si obligatiile beneficiarului

Aceasta sectiune are scopul de a explica obligatiile unui beneficiar de finantare nerambursabila in cadrul POR.

Se recomanda totusi consultarea textului integral al contractului de finantare, inclusiv anexele acestuia (model orientativ), dupa cum este prezentat in Anexa 8.2.

Prin semnarea contractului de finantare, beneficiarul accepta termenii si conditiile in care va primi finantarea nerambursabila si se angajeaza sa implementeze pe propria raspundere proiectul pentru care primeste finantare cu respectarea legislatiei nationale si comunitare.

Beneficiarul are obligatia de a implementa proiectul pentru care s-a semnat un contract de finantare din POR in conformitate cu prevederile din Cererea de finantare aprobata. Daca beneficiarul nu reuseste sa puna in aplicare proiectul in conditiile asumate si stipulate in contractul de finantare, acesta trebuie sa isi asume esecul partial sau total in realizarea obligatiilor. In acest caz, Autoritatea de Management, respectiv Ministerul Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor, isi rezerva dreptul de a intrerupe platile si/sau a rezilia contractul. Contributia din fondurile publice (nationale si comunitare) poate fi redusa, anulata si/sau – in cazul in care au fost deja efectuate plati - recuperata, in totalitate sau partial, daca beneficiarul nu respecta termenii contractuali.

Amendamente la contractul de finantare

Beneficiarul poate solicita amendamente la contract pe durata de valabilitate a acestuia, in conditiile prevazute de contractul de finantare.

Beneficiarul trebuie sa cunoasca faptul ca daca pe perioada de valabilitate a contractului intervin modificari de natura sa afecteze obiectivul proiectului sau modificari care afecteaza conditiile de eligibilitate prevazute pentru domeniul major de interventie  al Programului Operational Regional in cadrul careia s-a obtinut finantarea nerambursabila, proiectul poate fi declarat neeligibil pentru finantare, contractul de finantare va fi reziliat, iar sumele acordate pana in acel moment se vor recupera in conformitate cu legislatia nationala si prevederile contractuale!

Beneficiarul isi asuma integral raspunderea pentru prejudiciile cauzate tertilor din culpa sa pe parcursul implementarii proiectului, in conformitate cu prevederile legislatiei nationale relevante.

Eligibilitatea cheltuielilor

Baza legala: HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate in cadrul operatiunilor finantate prin programele operationale, cu modificarile si completarile ulterioare.

Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 stabilind prevederi generale privind Fondul European pentru Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul de Coeziune, art. 55

Ordinul comun al ministrului dezvoltarii, lucrarilor publice si locuintelor nr.1294/2008 si al ministrului economiei si finantelor nr.3296/2008 pentru aprobarea categoriilor de  cheltuieli eligibile pentru domeniul major de interventie „Planuri integrate de dezvoltare urbana”, in cadrul axei prioritare „Sprijinirea dezvoltarii durabile a oraselor – poli urbani de crestere” din cadrul Programului Operational Regional 2007-2013, publicat in Monitorul Oficial nr.775 din 19.11.2008.

Cheltuielile efectuate de beneficiar sunt considerate eligibile daca au fost efectuate de catre beneficiar conform regulilor descrise in sectiunea „Criteriile de eligibilitate a cheltuielilor”.

Asigurarea cofinantarii si a cheltuielilor neeligibile

Baza legala: O.G. nr. 29/ 2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul national de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta  (publicata in Monitorul Oficial nr. 86 din  2 februarie 2007), cu modificarile si completarile ulterioare.

Ordinul nr. 911/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OG nr.29/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, publicat in Monitorul Oficial nr.591 din 28 august 2007.

Beneficiarii vor avea obligatia de a include in bugetul propriu:

- co-finantarea locala in cadrul proiectului (conform prevederilor O.G. nr.29/2007, cu modificarile si completarile ulterioare);

- sume pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile in cadrul proiectului;

- sume pentru acoperirea contributiei din fondurile structurale in cadrul proiectului (sume ce vor fi cheltuite in avans de catre beneficiari pana la rambursarea cheltuielilor de catre Autoritatea de Management).

Fundamentarea bugetului propriu al institutiei se va face in functie de obiectivele pe care le are de realizat, respectiv in functie de cheltuielile eligibile si cheltuielile neeligibile.

Acordarea pre-finantarii

Baza legala: O.G. nr. 29/ 2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul national de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta (publicata in Monitorul Oficial nr. 86 din  2 februarie 2007), cu modificarile si completarile ulterioare.

Ordinul nr. 911/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OG nr.29/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, publicata in Monitorul Oficial nr.591 din  28 august 2007.

Prefinantarea reprezinta sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale catre un beneficiar (daca acest transfer nu se realizeaza in cadrul unui proiect care intra sub incidenta prevederilor legale cu privire la ajutorul de stat), prin plata directa sau prin plata indirecta, pentru lichidarea angajamentelor de plata fata de un contractor, in stadiul initial de implementare a proiectelor, in baza unui contract de finantare incheiat intre beneficiar si Autoritatea de Management prin Organismul intermediar responsabil, in vederea asigurarii derularii corespunzatoare a proiectelor.

Modul de acordare

- Pre-finantarea se acorda, conform instructiunilor Ministerului Economiei si Finantelor, numai pentru beneficiarii proiectelor care nu cad sub incidenta unei scheme e ajutor de stat / ajutor de minimis.

- Conform Normelor de aplicare a O.G. nr. 29/2007, sumele aferente pre-finantarii vor fi transferate beneficiarului din bugetul Ministerului Finantelor Publice prin intermediul unitatii de plata din cadrul Ministerului Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor.

- Pre-finantarea se acorda in procent de max. 15% din valoarea eligibila a contractului de finantare incheiat intre Autoritatea de Management prin Organismul Intermediar responsabil si beneficiar. Pre-finantarea cu incadrarea in limita procentului mai sus mentionat se poate acorda integral sau in transe, in functie de previziunea fluxului de plati aprobata de Autoritatea de Management.

Modul de solicitare

Sumele aferente pre-finantarii vor fi transferate de catre Directia Generala Autorizare si Plati Programe din cadrul Ministerului Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor (Directie Generala care indeplineste rolul de Unitate de plata de pe langa Autoritatea de Management pentru Programul Operational Regional, in intelesul prevederilor Normelor de aplicare a O.G. nr.29/2007), pe baza urmatoarelor documente:

- contractul de finantare incheiat intre Autoritatea de Management prin Organismul Intermediar si beneficiar;

- copie de pe contractul de achizitie publica incheiat intre beneficiar si un operator economic;

- cererea de pre-finantare a beneficiarului (vezi formatul prezentat in Formular E.1 „Cerere de prefinantare”) completata cu datele solicitate.

In vederea obtinerii pre-finantarii, beneficiarul are obligatia de a transmite Organismului Intermediar o notificare privind depunerea cererii de pre-finantare (in formatul standard furnizat de Autoritatea de Management). Notificarea se transmite OI in termen de maxim 30 de zile de la semnarea contractului de finantare.

OI centralizeaza notificarile primite de la beneficiari si transmite Autoritatii de management pentru Programul Operational Regional previziunea fluxului de plati centralizat de pre-finantare.

Aceste informatii sunt necesare pentru asigurarea la nivelul Unitatii de plata de pe langa Autoritatea de Management si la nivelul Autoritatii de Certificare si Plata din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor, a disponibilitatii sumelor necesare acordarii prefinantarii.

Sumele aferente prefinantarii se acorda exclusiv beneficiarului in baza urmatoarelor documente:

a) contractul de finantare incheiat intre AM POR/OI si Beneficiar;

b) contractul de servicii/ de furnizare/ de executie lucrari incheiat intre Beneficiar si un operator economic. In cazul in care Beneficiarul este un parteneriat, contractul de servicii/ de furnizare/ de executie lucrari poate fi incheiat de oricare dintre parteneri;

c) cererea de prefinantare;

d) dovada deschiderii unui cont distinct in Trezorerie in care se va incasa prefinantarea.

AM POR va transfera prefinantarea catre Beneficiar in termen de maxim 20 zile lucratoare de la data primirii cererii de prefinantare verificate si aprobate de catre OIPOR. Data platii se considera data debitarii contului AM POR.

Utilizarea pre-finantarii

Suma aferenta pre-finantarii este acordata beneficiarilor proiectelor finantate in cadrul Programului Operational Regional, in conditiile prevazute de O.G. nr.29/2007 cu modificarile si completarile ulterioare si de Normele de aplicare a O.G nr.29/2007, in vederea asigurarii resurselor financiare necesare pentru demararea implementarii proiectului respectiv, putand fi utilizata inclusiv pentru plata facturilor de avans, conform legii.

Recuperarea pre-finantarii

Conform Normelor de aplicare a O.G. nr. 29/2007, suma acordata unui beneficiar sub forma prefinantarii se recupereaza progresiv, pe perioada de executie a contractului de finantare, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecarei cereri de rambursare intocmite de beneficiari, stabilit de fiecare Autoritate de Management. Astfel, pentru Programul Operational Regional, sumele reprezentand pre-finantarea acordata unui Beneficiar sunt recuperate prin deduceri procentuale de 25% din cheltuielile considerate eligibile de Autoritatea de Management si incluse in fiecare cerere de rambursare (excluzand plata TVA).

Recuperarea se efectueaza incepand cu prima cerere de rambursare (a se vedea Formular E.2 „Cerere de rambursare” ), astfel incat suma aferenta prefinantarii sa se recupereze integral inainte de ultima cerere de rambursare.

Beneficiarul care primeste pre-finantare in cadrul contractelor cu o perioada de implementare de pana la 2 ani trebuie sa transmita cel putin o cerere de rambursare in termen de 6 luni de la primirea acesteia. Pentru contractele cu o perioada de implementare mai mare de 2 ani, Beneficiarul trebuie sa transmita cel putin o cerere de rambursare in termen de 1 an de la data efectuarii pre-finantarii.

In cazul nerespectarii acestei conditii, Beneficiarul are obligatia rambursarii intregii sume reprezentand pre-finantarea primita. 

Plata pre finantarii se va efectua intr-un cont special deschis pentru incasarea acesteia, dupa cum este mentionat in contractul de finantare.

Rambursarea cheltuielilor

Baza legala: O.G. nr. 29/ 2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul national de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, cu modificarile si completarile ulterioare.

Beneficiarul trebuie sa depuna periodic, la Organismul intermediar relevant, cererile de rambursare, insotite de raportul de progres (vezi Formular E.3 „Raport de progres” ). In acest sens, beneficiarul trebuie sa completeze si sa depuna la Organismul Intermediar graficul de depunere a cererilor de rambursare, in formatul indicat in anexa relevanta de la contractul de finantare.

Pe toata perioada de implementare a proiectului, beneficiarul va transmite previziuni privind fluxurile financiare pentru trimestrul urmator in conformitate cu graficul mentionat anterior.

Suma minima ce poate fi solicitata printr-o cerere de rambursare lunara (in situatia in care beneficiarul estimeaza un grafic lunar de depunere a cererilor de rambursare) este de 300.000 lei.

Acordarea contravalorii TVA

Baza legala: O.G. nr. 29/ 2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul national de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, cu modificarile si completarile ulterioare

Avand in vedere intrarea in vigoare de la 1 ianuarie 2007 a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, pentru beneficiarii de finantare nerambursabila din fonduri comunitare nu se mai aplica scutirea de TVA.

In acest sens, s-a stabilit ca plata TVA aferenta livrarilor de bunuri, prestarilor de servicii si executiei de lucrari, finantate, integral sau partial, din contributia financiara a Uniunii Europene si/sau din co-finantarea publica nationala aferenta, ai caror beneficiari sunt autoritati ale administratiei publice centrale si locale, unitati subordonate, in coordonarea acestora, organisme neguvernamentale, nonprofit, de utilitate publica, cu personalitate juridica, ce functioneaza in domeniul dezvoltarii regionale, va fi suportata de la bugetul de stat.

Astfel, in cazul in care beneficiarul este institutie publica, contravaloarea TVA-ului se va suporta de la bugetul de stat pentru cheltuielile eligibile platite din toate sursele de finantare ale proiectului, respectiv fonduri publice (FEDR si de co-finantare de la bugetul de stat) si contributia proprie a beneficiarului, numai in cazul in care aceasta din urma este asigurata din bugetul local, si numai cu conditia nedepasirii intensitatii maxime admise a ajutorului de stat, pentru categoriile de beneficiari care beneficiaza atat de ajutor de stat, cat si de restituirea taxei pe valoarea adaugata.

In cazul in care beneficiarul este organizatie non-profit (respectiv ADI), contravaloarea TVA-ului se va suporta de la bugetul de stat numai pentru cheltuielile eligibile platite din sursele de finantare din fonduri publice ale proiectului, respectiv fonduri FEDR si de co-finantare de la bugetul de stat.

TVA-ul aferent contributiei proprii a beneficiarului se poate suporta de la bugetul de stat, numai pentru cheltuielile eligibile platite din contributia proprie care se incadreaza in definitia contributiei publice nationale, asa cum este prevazuta in O.U.G. nr.63/1999, la art.1, lit. C, respectiv contributia asigurata de la bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat, bugetele locale, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului si bugetele altor institutii publice cu caracter autonom. In categoria co-finantare aferenta nu se includ: contributia proprie a beneficiarului, in cazul in care acesta nu este institutie publica, co-finantarea asigurata din imprumuturi externe sau din alte surse decat cele mentionate mai sus si nici costurile suplimentare aferente proiectelor.

Suma reprezentand TVA aferenta contributiei proprii care nu se incadreaza in “contributia publica nationala” se suporta de catre beneficiar din sursele proprii si nu va fi rambursata de catre Autoritatea de Management pentru Programul Operational Regional.

Pentru toate tipurile de contracte, solicitarea de plata a TVA-ului va fi insotita de o declaratie pe propria raspundere privind corectitudinea sumelor reprezentand TVA inscrise in facturi, precum si cu privire la respectarea obligatiilor referitoare la TVA, prevazute de legislatia in vigoare.

Autoritatea de Management va pune la dispozitia beneficiarilor, ulterior semnarii contractelor de finantare, „Instructiuni privind modul de plata al TVA-ului pentru contractele finantate in cadrul POR”, ce vor detalia  fluxurile de documente si fonduri intre beneficiari si Autoritatea de Management. Acestea au insa caracter orientativ, beneficiarii avand obligatia de a respecta prevederile Codului fiscal si ale legislatiei in vigoare privind TVA.

Raportarea activitatilor in cadrul proiectului

Beneficiarul trebuie sa transmita odata cu cererea de rambursare si raportul de progres (a se vedea Formularele E.1, E.2 si E.3 ), completat in formatul standard prevazut, prin care se vor raporta activitatile desfasurate in perioada de raportare, stadiul realizarii indicatorilor, rezultatele partiale/finale obtinute la momentul raportarii etc.

La fiecare raport de progres, beneficiarul va trebui sa descrie modul in care proiectul respecta legislatia in domeniul egalitatii de sanse, al dezvoltarii durabile.

Achizitii publice

Atribuirea contractelor de achizitii necesare implementarii proiectului se va realiza in conformitate cu prevederile O.U.G nr. 34/2006  cu completarile si modificarile ulterioare si se va face cu respectarea urmatoarelor principii:

- nediscriminarea

- tratamentul egal

- recunoasterea reciproca

- transparenta

- proportionalitatea

- eficienta utilizarii fondurilor publice

- asumarea raspunderii

Beneficiarul raspunde, in calitate de Autoritate Contractanta in sensul prevederilor Ordonantei de Urgenta sus-mentionate,  de respectarea tuturor prevederilor in vigoare ale legislatiei in domeniul achizitiilor publice. In cazul in care se constata incalcarea prevederilor legale, cheltuiala aferenta platii bunurilor/serviciilor/lucrarilor astfel achizitionate va fi considerata neeligibila si nu va fi rambursata.

Originalul documentatiei de achizitie publica se va pastra de catre beneficiar (autoritate contractanta asa cum este definita de OUG nr.34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare).

Control si audit

Beneficiarul trebuie sa tina o contabilitate analitica a proiectului, sa tina registre exacte si periodice, precum si inregistrari contabile separate si transparente ale implementarii proiectului. Beneficiarul trebuie sa pastreze toate inregistrarile/registrele timp de cinci ani de la data inchiderii oficiale a Programului Operational Regional 2007-2013 .

Beneficiarul are obligatia de a pastra si de a pune la dispozitia organismelor abilitate, dupa finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobandite prin Instrumentele Structurale, pe o perioada de 5 ani de la data inchiderii oficiale a Programului Operational Regional.

Beneficiarul are obligatia sa acorde dreptul de acces la locurile si spatiile unde se implementeaza sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum si la toate documentele si fisierele informatice privind gestiunea tehnica si financiara a proiectului. Documentele trebuie sa fie usor accesibile si arhivate astfel incat sa permita verificarea lor. Beneficiarul este obligat sa informeze Organismul intermediar/ Autoritatea de Management cu privire la locul arhivarii documentelor.

Beneficiarul are obligatia sa furnizeze orice informatii de natura tehnica sau financiara legate de proiect solicitate de catre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare si Plata din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor, Autoritatea de Audit, Comisia Europeana sau orice alt organism abilitat, conform legislatiei nationale si comunitare in vigoare, sa verifice sau sa realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinantate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligatia de a asigura disponibilitatea si prezenta personalului implicat in implementarea proiectului pe intreaga durata a verificarilor.

Beneficiarul trebuie sa asigure o pista de audit care sa permita posibilitatea verificarii documentelor originale de catre reprezentantii entitatilor mentionate in paragraful anterior.

In cazul neregulilor constatate ulterior finalizarii implementarii proiectului, beneficiarul are obligatia sa restituie debitul constatat, precum si accesoriile acestuia, respectiv dobanzi, penalitati de intarziere si alte penalitati, precum si costurile bancare. In cazul nerespectarii obligatiei de restituire a debitului, Autoritatea de Management va sesiza organele competente in vederea declansarii executarii. Recuperarea debitului ca urmare a neregulilor constatate se realizeaza conform prevederilor OG nr.79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzator, cu modificarile si completarile ulterioare.

Nota:

Departamentul pentru Lupta Antifrauda – DLAF asigura protectia intereselor financiare ale Uniunii Europene in Romania. Departamentul are atributii de control al fondurilor comunitare, fiind coordonatorul national al luptei antifrauda.

DLAF efectueaza controale operative la fata locului, din oficiu ori in urma sesizarilor primite de la autoritatile cu competente in gestionarea asistentei financiare comunitare, de la alte institutii publice, de la persoane fizice sau juridice, mass-media, OLAF, precum si celelalte State Membre.

Potrivit prevederilor Legii nr.78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, comiterea de infractiuni impotriva intereselor financiare ale Uniunii Europene se pedepseste cu inchisoare de pana la 20 ani si interzicerea unor drepturi.

Orice sesizare privind nereguli si/sau posibile fraude in acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresata Departamentului pentru Lupta Antifrauda: www.antifrauda.gov.ro, [email protected], tel. 021/3181185, Fax: 021/3121005

Informare si publicitate

Beneficiarul are obligatia sa asigure o vizibilitate potrivita si o promovare adecvata a obiectivelor, rezultatelor obtinute prin implementarea proiectului, etc., in conformitate cu prevederile contractuale si instructiunile cuprinse in Manualul de identitate vizuala a POR . Beneficiarul va descrie in cadrul rapoartelor de progres toate activitatile de informare si publicitate desfasurate, aferente proiectului, si va atasa la raport copii de pe articole de presa, fotografii ale locatiei proiectului din care sa reiasa amplasarea panoului (in timpul executarii lucrarilor) si a placii comemorative (dupa finalizarea lucrarilor), fotografii ale evenimentelor organizate in cadrul proiectului din care sa reiasa respectarea cerintelor de informare si publicitate, copii de pe publicatii de informare/promovare realizate etc.

Pentru toate echipamentele achizitionate prin proiect, beneficiarul trebuie sa aplice la loc vizibil, pe echipamentul respectiv, un autocolant avand inscriptionate elementele prevazute in manualul de identitate vizuala.

Arhivare

Beneficiarul trebuie sa pastreze toata documentatia legata de implementarea proiectului inclusiv inventarul asupra bunurilor dobandite prin finantarea nerambursabila, timp de 5 ani de la data inchiderii oficiale a POR.